みんなの総務部通信8号 ISOマネジメントシステムは怖くない!

コンサルタントとして中小企業のテレワーク導入をお手伝いしていると、多くの会社で、仕事の流れは社長の頭の中だけにしかなくて、従業員は自分の仕事が会社の中でどういう役割になっているのか知らない、という場面に出くわします。
テレワークでどんな仕事をするのかをよくわからないだけでなく、人事評価にも影響してきますし、無駄な業務を見直すこともできません。
この状態を克服するのに、ISOのマネジメントシステムを取り入れると、意外と簡単に業務の効率化が図れます。

 

ISOってご存知ですか?

「ISO」とは、英語でInternational Organization for Standardizationの頭文字で、日本語に訳すと「国際標準化機構」となります。
全世界で様々なサービスや商品の流通をしやすくするために、サービスや精進の内容を統一することを目的として作られた、ジュネーブにある国際機関です。
各国で勝手に表現やサイズを決めてしまうと、部品を輸出するとか、海外から人が来たときとか大混乱になってしまいますから、いろいろなものの規格を全世界で統一しておくのです。
ISO以外にも、国際的に仕様が決められている規格もあります。

 

会社の仕組みを決るISOのマネジメントシステム

ISOのうち9000シリーズは品質、14000シリーズは環境、27000シリーズは情報セキュリティについて、会社の制度を定めている規格です。これをマネジメントシステムと読んでいます。
ISOが定めた規格に従って会社の仕組みを作ることによって、それぞれの品質、環境、情報セキュリティに最適な組織を作ることができます。

 

「認証」を取るとISO規格に沿っていることを内外にアピールできる

きちんと規格に沿って企業が活動していることを、ISOが指定した人たちが証明して、初めてISOに沿っていることをアピールできますが、これを「認証」といいます。
認証を取得した企業は、ホームページや名刺に、ISOが定めるマネジメントシステムに沿って会社の仕組みができていることを、内外にアピールすることができます。

 

ISOのマネジメントシステムは無駄?

ISOのマネジメントシステムは無駄だ、という方が多くいらっしゃいます。
すでにできている会社の仕組みに、わけのわからない仕組みを導入して、めんどうくさい規則や書類はたくさん作って、しかもネチネチと社内の監査をしたりして、面倒くさいだけで何もいいところなし、しということのようです。実際、近年はISOマネジメントシステムの認証を取る企業が減ってきているようです。
しかも、ISOの認証は1年毎に認証を維持するための審査があり、審査のたびに100万円近いお金が必要になります。
また、ISOの規格は、日本語で書かれていてもかなり内容が難解で、最初はコンサルタントに頼ることになり、コンサルタント費用が別途必要になります。

 

ISOのマネジメントシステムを利用して社内体制を整える!

それでも、ISOマネジメントシステムを導入するメリットは、大きなものがあります。
ISOマネジメントシステムは、仕事を洗い出して組織にどのように仕事を反映させるのかを定めています。
その過程で、どんな規則やルールに定められているのかを明らかにします。
つまり、会社の仕事がどうあるべきか、どんな作業をしたらいいのかを明確にしてくれるのがISOのマネジメントシステムなのです。
マネジメントシステムの規格に従って社内業務の分析をしたり規則を策定したりすると、会社を良い方向に持っていくことができるのです。

 

認証は必ずしも必要ない

契約やお客様との約束でどうしてもISOの認証を取得しなければならないとか、内外にISOマネジメントシステムで会社を運営していることをアピールしたいとかでなければ、毎年高いお金をかけて認証を維持する必要はありません。
ISOにしたがって会社の体制を作るだけでも、十分に会社の効率化に繋がります。

 

ISOマネジメントシステムで仕事の効率化を!

ゼロから会社の体制を整備するより、ISOマネジメントシステムに基づき社内体制を構築すれば、素早く効率的に業務効率化を図ることができるはずです。
認証取得に関係なく、規格に基づいて会社体制を作って、業務効率の向上を図ってみませんか?

 


~執筆者プロフィール~

加納 勉(みんなの総務部代表)
中小企業の総務部で27年間勤務。人事・防災対応・コンプライアンス・施設管理から、社内情報システム・情報セキュリティ・品質管理など、ありとあらゆる業務を、実務だけでなく仕組み構築やマネジメントを経験しました。わからないこと、困ったことは、とにかく何とかしますので、お気軽になんでもご相談ください。
趣味はアマチュア無線(電子書籍出版しました)、ジョギング、旅行。Jリーグ大宮アルディージャの熱烈サポーターです。
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