みんなの総務部通信0号

はじめに

皆さん、はじめまして。加納と言います。
いま、株式会社みんなの総務部と言う会社を経営しています。
個人事業主や中小企業などの規模の小さくて総務部を持てない事業主の方でも総務部を持っているのと同じように、本来業務を効率的に行えるようにするのが目的です。

総務部って・・・何?

ところで、多くの方は「総務部」という存在は知っていても、何をしている部署なのか、詳しくご存知ない方が多いのではないでしょうか。
会社に勤めた経験がある人でも「ああ、総務部ね、会社にあったから知ってるよ。でも、どんな仕事やっているのかは知らないし、知りたくもない。」という方がほとんどでしょう。
会社に勤めた経験がない人は、そもそも「総務部」と言う言葉を理解できないかもしれませんね。

総務部の仕事を見てみよう

なんといっても庶務。
総務部のお仕事の中で、多くの人にいちばん馴染み深いのは「庶務」の仕事でしょう。
事務所内の蛍光灯を交換したり、会社によってはトイレットペーパーを交換したり。オフィス内で何かが壊れたりトラブルが発生したら、最初に連絡する部署が総務部です。
ドアが壊れた、コピー機やプリンターの紙がなくなったから補充してほしい、部屋が暑い・寒いから調整しろ、こういった庶務業務は、これ全部総務部のお仕事です。
総務部の仕事の共通したコンセプトは「他部門がやならない仕事」です。

会社の新規戦略を担う仕事

総務部は会社の新しい戦略を担うために、社内体制を構築する部門でもあります。
新規業務の企画そのものは、営業部門や技術部門、企画部門が行いますが、具体的な実行は総務部が行うのです。
総務部は新規事業の実行計画を建て予算を検討したうえで経営陣に説明し、そして各部門に実行計画を展開していきます。
総務部が担おう新規戦略対応のクライマックスは、オフィスのリニューアルです。
オフィスを引っ越すタイミングばかりでなく、社会情勢や法律変更への対応にため、社員の負担を極力少なくする動線になるようにオフィスをリニューアルしたりします。
最近の例で言えば、働き方改革推進のため、社員の出勤時間をきちんと管理するための出退勤システムを全社で導入したり、効率の良く働けるための先進オフィス環境を作ったりなんていうのも、総務部の仕事です。

トラブル解決は総務部にお任せ!

会社の内外には、実に様々なトラブルがあります。
会社の製品やサービスに関するトラブルは、カスタマー部での対応が多くなっていますが、トラブルが大きくなり経営問題になると総務部の出番です。
製品やサービスに関するトラブルでも、相手が反社会勢力だと、最初から総務部が担当するケースが多いようです。
社内のトラブルは、総務部の専門と言ってもいいでしょう。セクハラ、パワハラ 、社内の事件・事故、体調が悪くなって出社しなくなった社員の対応など、みんな総務部の仕事です。
セクハラやパワハラ は、下手な解決方法だと、会社の屋台骨を左右する問題になりかねませんし、過労で社員が病気になったり自殺したりしたら大変です。
社員に問題がないよう、総務部は会社のあらゆるところに目を光らせ、問題がないかどうか常に気を配っています。庶務で会社中を駆け回っているのですから、社内のあらゆる状況に目を配れるのは総務部だけといっても過言ではありません。
社員の愚痴を聞くのも、総務部の重要な仕事の一つです。愚痴を聞いただけで、その社員の気分がよくなって仕事のパフォーマンスが回復するのであれば、苦労も報われるってものです。

他の部門がやらない仕事をやる

例えば、会社が小さい時は人事や経理も総務部が担当していますが、会社の成長ともに人事や経理の仕事が増えると、これらの仕事は「人事部」や「経理部」が作られ、総務部から切り離されます。なぜなら、これらは「人事部」や「経理部」などが担当するからです。
ITに関する会社の取り組み例がわかりやすいかもしれません。
最初に導入するときは、社内向けの情報部門なんて会社にありませんから、総務部が導入し管理していました。
情報化社会となり、一人一人が1台のパソコンを持つ時代になり、仕事にパソコンが欠かせないようになると、情報システム部が作られ、パソコンの担当は総務部から新しく設立された情報システム部に移管されます。
中小企業では、情報システム部なんて部署を持つのは人件費がかかりすぎて困難なので、パソコンに詳しい社員を総務部と実業務とを兼ねさせてパソコンの面倒を見させ、事務処理や社内決済を総務部員にさせているケースが多く見られます。

まとめ

会社の総務部の仕事についてまとめてみました。
みなさま、総務部の仕事についてご理解いただけましたか?
やっぱり、なんだかわからない、という方も多いのではないでしょうか。
そういった方のために、みんなの総務部通信では、今後、総務部のお仕事に関して情報発信をしていきます。
一人でも多くの方が、総務部の仕事を理解していただければ幸いです。

 


~執筆者プロフィール~

加納 勉(みんなの総務部代表)
中小企業の総務部で27年間勤務。人事・防災対応・コンプライアンス・施設管理から、社内情報システム・情報セキュリティ・品質管理など、ありとあらゆる業務を、実務だけでなく仕組み構築やマネジメントを経験しました。わからないこと、困ったことは、とにかく何とかしますので、お気軽になんでもご相談ください。
趣味はアマチュア無線(電子書籍出版しました)、ジョギング、旅行。Jリーグ大宮アルディージャの熱烈サポーターです。
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